Een bevriende onderneming uit de woonbranche vroeg me een keer te hulp bij een probleem wat zij met haar accountant had.
"Volgens hem stuur ik mijn factuur op een verkeerd moment en mag ik dat pas maximaal 2 weken voor oplevering doen. Maar dan vernaggel ik mijn verkoopstatistieken en kan ik de omzetten per jaar niet meer met elkaar vergelijken."
"Wanneer factuur je nu dan?"
"Op het moment dat ik de opdracht binnen heb. Ik boek de omzet, waaruit de totaal factuur komt maar omdat ik met betalingstermijnen werk stuur ik drie keer een begeleidend schijven waarop ik het op dat moment te betalen bedrag vermeld: 15% bij opdracht, 75% bij levering van de materialen en start van de werkzaamheden en 10% bij oplevering. Jij weet net zo goed als ik dat er maanden en soms wel meer dan een jaar tussen het sluiten van de verkoop en het moment van oplevering zit. Ik weet niet wat ik nu moet doen?"
"Jouw accountant heeft het over de fiscale omzet, die gebaseerd is op de omzet die gefactureerd wordt. Omdat jij met betalingstermijnen werkt is het moment van factureren zoals je het nu doet voor hem te vroeg, vooral als de oplevering van de opdracht in een ander jaar valt."
Mijn oplossing voor haar probleem is om in deze gevallen de omzet boeking los te koppelen van de facturatie. Hierdoor blijven de verkoopstatistieken reëel en is ook de accountant gelukking.
Hoe dan?
Op het moment van verkoop, wanneer de klant zijn/haar handtekening onder de offerte zet en er een opdrachtbevestiging gestuurd kan worden boek je de omzet als factuur op naam van deze klant. ALLEEN wordt dit een zng 0-factuur, waarbij je het totaal bedrag boekt op een tussenrekening.
Voorbeeld: totale opdracht voor het leveren en installeren van een houten vloer bedraagt 10.000 Euro inclusief BTW (8.264,46 ex BTW).
Boeking:
Omzet houten vloeren - 5.500,00 (credit Winst en Verlies grootboekrekening)
Omzet ondervloeren - 500.00 (credit Winst en Verlies gb-rekening)
Omzet randafwerking - 750.00 (credit Winst en Verlies gb-rekening)
Omzet arbeid - 1.514,46 (credit Winster n Verlies gb-rekening)
Tegenrekening Nog te factureren debiteuren ex BTW - 8.264,46 (debet Balans gb-rekening)
Dan maak je een daadwerkelijke factuur met het gewenst percentage - in dit geval 15% van het totaal als 1ste betaling (aanbetalingsfactuur). Als je de factuur module in E-boekhouden hebt kun je hiervoor zelfs een "product" aanmaken met een vaste tegenrekening - Nog te facturen debiteuren ex BTW (maar deze keer dus als credit bedrag).
Voor de 75% factuur maak je op het juiste moment (al is dat een jaar later) ook zo'n factuur met dezelfde tegenrekening en ook de laatste factuur wordt op deze manier gemaakt.
Jij hebt dan de juiste verkoopstatistieken (op het moment van verkoop wordt de omzet geboekt) en je accountant heeft zijn juiste fiscale omzet op het moment van facturatie. Kanttekening hierbij: de accountant zal bij de jaarafsluiting het beginsaldo van de tegenrekening "Nog te factureren debiteuren ex BTW" bij de totaal omzet uit de Winst en Verlies rekening van dat jaar moeten optellen en het eindsaldo van de tussen rekening er af moeten halen om voor de belastingdienst de juiste fiscale omzet te kunnen aangeven.
Voor niemand moeilijk en iedereen gelukkig: ondernemer die haar vertrouwde verkoopstatistieken kan blijven vertrouwen en de accountant die gelukzalig de fiscale omzet om een simpele manier kan achterhalen.
Lang leve simpel boekhouden!