Het moment van omzet

Een bevriende onderneming uit de woonbranche vroeg me een keer te hulp bij een probleem wat zij met haar accountant had.

"Volgens hem stuur ik mijn factuur op een verkeerd moment en mag ik dat pas maximaal 2 weken voor oplevering doen. Maar dan vernaggel ik mijn verkoopstatistieken en kan ik de omzetten per jaar niet meer met elkaar vergelijken." 
"Wanneer factuur je nu dan?"
"Op het moment dat ik de opdracht binnen heb. Ik boek de omzet, waaruit de totaal factuur komt maar omdat ik met betalingstermijnen werk stuur ik drie keer een begeleidend schijven waarop ik het op dat moment te betalen bedrag vermeld: 15% bij opdracht, 75% bij levering van de materialen en start van de werkzaamheden en 10% bij oplevering. Jij weet net zo goed als ik dat er maanden en soms wel meer dan een jaar tussen het sluiten van de verkoop en het moment van oplevering zit. Ik weet niet wat ik nu moet doen?"
"Jouw accountant heeft het over de fiscale omzet, die gebaseerd is op de omzet die gefactureerd wordt. Omdat jij met betalingstermijnen werkt is het moment van factureren zoals je het nu doet voor hem te vroeg, vooral als de oplevering van de opdracht in een ander jaar valt."

Mijn oplossing voor haar probleem is om in deze gevallen de omzet boeking los te koppelen van de facturatie. Hierdoor blijven de verkoopstatistieken reëel en is ook de accountant gelukking.

Hoe dan?

Op het moment van verkoop, wanneer de klant zijn/haar handtekening onder de offerte zet en er een opdrachtbevestiging gestuurd kan worden boek je de omzet als factuur op naam van deze klant. ALLEEN wordt dit een zng 0-factuur, waarbij je het totaal bedrag boekt op een tussenrekening.

Voorbeeld: totale opdracht voor het leveren en installeren van een houten vloer bedraagt 10.000 Euro inclusief BTW (8.264,46 ex BTW). 
Boeking:
Omzet houten vloeren - 5.500,00 (credit Winst en Verlies grootboekrekening)
Omzet ondervloeren - 500.00 (credit Winst en Verlies gb-rekening)
Omzet randafwerking - 750.00 (credit Winst en Verlies gb-rekening)
Omzet arbeid - 1.514,46 (credit Winster n Verlies gb-rekening)
Tegenrekening Nog te factureren debiteuren ex BTW  - 8.264,46 (debet Balans gb-rekening)

Dan maak je een daadwerkelijke factuur met het gewenst percentage - in dit geval 15% van het totaal als 1ste betaling (aanbetalingsfactuur). Als je de factuur module in E-boekhouden hebt kun je hiervoor zelfs een "product" aanmaken met een vaste tegenrekening - Nog te facturen debiteuren ex BTW (maar deze keer dus als credit bedrag).
Voor de 75% factuur maak je op het juiste moment (al is dat een jaar later) ook zo'n factuur met dezelfde tegenrekening en ook de laatste factuur wordt op deze manier gemaakt.

Jij hebt dan de juiste verkoopstatistieken (op het moment van verkoop wordt de omzet geboekt) en je accountant heeft zijn juiste fiscale omzet op het moment van facturatie. Kanttekening hierbij: de accountant zal bij de jaarafsluiting het beginsaldo van de tegenrekening "Nog te factureren debiteuren ex BTW" bij de totaal omzet uit de Winst en Verlies rekening van dat jaar moeten optellen en het eindsaldo van de tussen rekening er af moeten halen om voor de belastingdienst de juiste fiscale omzet te kunnen aangeven.

Voor niemand moeilijk en iedereen gelukkig: ondernemer die haar vertrouwde verkoopstatistieken kan blijven vertrouwen en de accountant die gelukzalig de fiscale omzet om een simpele manier kan achterhalen. 

Lang leve simpel boekhouden!

BTW buffer

 

Is er ook bij jouw bedrijf elk kwartaal paniek op het moment dat de BTW afgedragen moet worden? Denk je dan ook: daar gaat mijn zuur verdiende geld?

Nu zijn er een paar zaken zeker in ieders leven: je wordt geboren, op een gegeven moment ga je dood en je betaalt belasting. En toch is het bij de BTW net even iets anders.

BTW - belasting toegevoegde waarde - is eigenlijk niets meer dan "incassobureau"  spelen voor de overheid: jij rekent BTW aan jouw klant en moet dat bedrag 1 keer per kwartaal afdragen, nadat je de BTW op je inkopen die jij aan jouw leveranciers betaalt er af hebt mogen halen. 

Nu is paniek nergens voor nodig: deze afdracht komt elk kwartaal terug - net als na de nacht de dag weer terugkeert. En toch schieten een groot aantal bedrijven flink in de stress bij het benaderen van de uiterste betaaldatum: op het einde van de maand na het kwartaal (BTW afdracht over Q1 - betalen voor het eind van april; BTW afdracht over Q2 - betalen voor het eind van juli  enz enz). Slechts een zeer gering aantal bedrijven "mag"  deze afdracht maandelijks doen, het grotendeel van Nederlandse MKB's draagt de BTW per kwartaal af.

Simpele oplossing ter voorkoming van de paniekaanvallen: maak een zgn BTW-buffer door dagelijks bij binnenkomst van een betaling op de bankrekening een percentage daarvan op een aparte rekening te storten, jouw BTW-buffer. 

Dit kan een tweede standaard bankrekening zijn, of een spaarrekening - let er bij het laatste wel op dat deze dagelijks opvraagbaar is!

Als de BTW die jouw klant betaald 21% is moet je dan de volle 21% BTW bedrag storten? Daar groeit je buffer wel lekker van maar is negen van de tien keer te veel van het goede, vergeet niet dat de BTW die jouw bedrijf aan leveranciers betaald heeft over het kwartaal van de "af te dragen BTW" mag afhalen.
Lever je alleen diensten dan zal je een hoger percentage moeten berekenen dan als je "dozen schuift" - inkoop/verkoop en dan ligt het bij het laatste geval ook nog of jouw leveranciers grotendeels in Nederland zitten of in het buitenland.

Hoe reken je nu het percentage uit voor jouw bedrijf? Bekijk de laatste twee BTW afdrachten, deel het te betalen bedrag door het totale "af te dragen bedrag" en deel de uitkomst door 100.

Voorbeeld: totaal af te dragen bedrag (uit jouw omzet) = 20.000, minus het totaal aan BTW betaald aan jouw leveranciers = 18.000, blijft over 2.000 om af te dragen aan de belastingdienst.
2.000/20.000 x 100 = 10%

Bij een bedrijf dat veelal alleen diensten levert zal dit percentage eerder rond de 20% liggen.

Dagelijks kijk je wat er aan betalingen van klanten binnenkomt, daarvan stort je dus - in dit voorbeeld - 10% over naar de BTW buffer. Als je dit consequent doet stijgt deze buffer in voldoende mate om per kwartaal zonder paniek de BTW afdracht te kunnen betalen.

Maar..... dan moet je deze buffer alleen voor dit doel gebruiken en niet, zoals een directeur ooit deed, de helft uit de buffer gebruiken voor het afbetalen van zijn lease-auto en daarbij zijn bedrijf twee maanden later bijna in financiële problemen bracht: de buffer is voor de BTW,  Belasting Toegevoegde Waarde, niet voor Blitse Turbo Wagen.

Goed fout!

 

Van fouten leer je; wie geen fouten maakt, maakt niets; enz enz.

Talloze clichés die we allemaal kennen en meestal  ook kunnen beamen. Fouten gebeuren nu eenmaal, daar valt weinig tegen te doen, behalve zorgen via werkinstructies en vooral gezond boeren verstand dat het er weinig zijn en alleen sporadisch voor komen.

Maar niets is zo funest en werkt binnen een team zo demotiverend als het niet toegeven van gemaakte fouten! Iedereen kent ze wel, die collega die altijd wel een smoesje klaar heeft als er op een gemaakt fout gewezen (moet) worden:
"het lag aan de leverancier, het lag aan de vervoerder, het lag aan de klant zelf," maar het ligt nooit aan haar. 

Erger dan zo'n collega is een chef of directeur met zo'n volhardende ontkennende "kraraktertrek" - compleet demotiverend voor het voltallige personeel, want waarom zouden die dan wel hun beste beentje voor blijven zetten als de leidinggevende voortdurende uit een groot arsenaal van smoezen blijft putten?

Waarom kunnen sommige mensen hun fouten niet toegeven? Vaak uit een (verkeerde) opvatting dat het hen dan respect gaat kosten, want wie maakt er nu fouten?
Terwijl het toegeven van fouten juist het tegenovergestelde teweeg zal brengen: eerlijkheid wordt (bijna) altijd beloond.

Dus, zorg dat er binnen jouw bedrijf een eerlijke cultuur heerst, waarbij je natuurlijk zelf het goede voorbeeld geeft. Dit vooral bij het behandelen van binnenkomende klachten van klanten:

* luister aandachtig naar de klacht, maak voldoende notities en herhaal deze dan richting klant zodat deze in ieder geval weet dat er naar het verhaal geluisterd wordt;

* zeg nooit: het komt allemaal in order, maar zeg liever: ik duik er direct in en kom zsm bij u terug;

* ga na waar de fout ligt en bedenk gelijk een plan van aanpak om deze fout op te lossen, door bijvoorbeeld het product (gratis) om te ruilen, een credit bedrag toe te kennen of wat dan ook binnen jouw bedrijf van toepassing is bij de gemaakte fout.

"informeer de klant als volgt: Er is een fout gemaakt EN we gaan het zus en zo oplossen.

Negen van de tien keer zit een klant al in de aanslag om een hele lijst met argumenten te laten horen waarom het jouw of jullie  fout is, hiermee haal je haar/hem direct de wind uit de zeilen en voorkom je ook, door met een oplossing te komen, dat er het onderste uit de kan gevraagd gaat worden - nadat de klant bekomen is van de schrik dat de fout gewoon wordt toegegeven. Wees dit dus voor en kom beslagen ten ijs.

Fouten maken, ok; fouten niet toegeven, dat is pas goed fout!

 

Omzet zegt niet veel

Het zegt eigenlijk helemaal niets. 

Een hoge omzet staat wellicht leuk of zelfs fantastisch op een jaar-overzicht/rapport, maar banken, investeerders halen er meestal d'r schouders over op. En dat zou jij ook moeten doen.

Omzet: de totale waarde aan verkopen in een bepaalde periode.

Fijn, prachtig, maar wat hou je van de omzet daadwerkelijk in handen? Wat zijn de verkoopkosten geweest om deze omzet te generen? Oftewel, is de winst marge groot genoeg?

Bruto Winst Marge: geeft het percentage aan wat van de omzet overblijft nadat het bedrijf de verkoopkosten heeft betaald.

Laten we een paar voorbeelden bekijken:

Een boekhandel heeft een omzet van zo'n € 160.000, de inkoopkosten van alle verkochte produkten bedragen € 155.000, dus blijft er € 5.000 (3,1%) over om alle vaste lasten te betalen (huur/hypotheek, gas-water-licht, salarissen e.d.) 
Da's niet veel!

Een fotograaf heeft een omzet van € 80.000 gehaald, de inkoopkosten bedroegen € 20.000 Een aanzienlijk beter bruto winstmarge van € 60.000 (75%)

Maar zelfs een degelijk bruto winstmarge zegt niet of een bedrijf gezond is/blijft. Stel de fotograaf met z'n 75% bruto marge betaald zichzelf een salaris van € 50.000 en betaald aan huur van z'n pand € 15.000 Op het end van de rit zit deze met een negatief verschil van minimaal € 5.000 
Da's niet echt gezond!

Sommige zweren bij een netto winst marge - als dat maar positief is, is een bedrijf gezond.

Netto Winst Marge: geeft het percentage aan wat van de omzet overblijft nadat het bedrijf de alle verkoopkosten en vaste lasten heeft betaald.

Dit percentage geeft inderdaad beter aan of de verhouding tussen omzet en kosten goed geregeld/ingeschat is, maar geeft niet (altijd) aan of een bedrijf gezond is.

Stel dat de bovenstaand fotograaf zijn salaris aanpast naar € 30.000 (dan maar geen nieuwe auto dit jaar) waardoor er zo'n € 20.000 extra geld beschikbaar komt voor alle ander kosten van het voeren van z'n bedrijf.. Maar van zijn behaalde omzet heeft een derde van z'n klanten de rekening nog niet betaald en het ziet er niet naar uit dat dit ooit gaat gebeuren - ze vonden het resultaat niet goed genoeg (kan gebeuren). Daar gaat z'n verbeterde netto winst marge - al blijft het op papier precies hetzelfde, maar in z'n portemonnee ziet/voelt hij duidelijk het verschil!

 In de Engelse taal is er een zeer doeltreffende uitspraak:

Turnover is vanity, profit is sanity, cashflow is King
(Omzet is ijdelheid, winst is echtheid, geldstroom is Keizer)

Het belangrijkste kenmerk van een gezond bedrijf is en blijft de geldstroom: is er voldoende geld op de bank, in kas enz om alle kosten (inkoop kosten en vaste lasten) de komende tijd te betalen.

Een echte geld- of kasstroom overzicht weerspiegelt de echte wereld voor de komende (minimaal) twee maanden: wat is het saldo in de bank minus de echte kosten (en zonder "verwachte" verkopen - die horen niet thuis in een echt kasstroom overzicht, die horen eerder thuis in een begroting waar men zich rijk kan rekenen). 
Het laat in een oogopslag zien hoe gezond een bedrijf is: blijft het doorlopend saldo zwart of veranderd de kleur naar rood (en in geval van een saldo-overschrijdings regeling - met toestemming van de bank "rood" staan - gaat het saldo over het afgesproken bedrag heen)?

Zie je dat "omzet" niet veel zegt? 

Een goede boekhouding is niet moeilijk of ingewikkeld, maar zoals je hierboven kunt zien het is toch meer dan cijfertjes optellen en aftrekken.